Abwägung: Interner oder Externer Datenschutzbeauftragter?

Ob ein Unternehmen, ein Verein oder sonstige Organisation gesetzlich verpflichtet ist einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen bzw. zu benennen, ergibt sich aus Art.37 – EU-DSGVO – Benennung eines Datenschutzbeauftragten.

Muss ein Datenschutzbeauftragter benannt werden, stellt sich unweigerlich gleichzeitg auch die Frage nach den Kosten. Prinzipiell hat ein externer Datenschutzbeauftragter die gleichen Aufgaben wie ein interner Datenschutzbeauftragter. Spätestens an dieser Stelle sollte vom Verantwortlichen eine Kosten-Nutzen-Analyse erstellt werden. Außerdem gilt es abzuwägen, ob sich eventuelle Interessenskonflikte aus der Benennung des internen Datenschutzbeauftragten ergeben.

Vorteile durch die Benennung eines externen Datenschutzbeauftragten:

  • Transparente und kalkulierbare Kosten

    Die Kosten für den externen Datenschutzbeauftragten sind kalkulierbar, transparent und bei Abschluss eines Vertrages über Tätigkeiten, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Kosten entsprechend geregelt. Bei Einsatz des internen, meist angestellten Datenschutzbeauftragten liegen die Gesamtkosten oft höher, da dieser in seiner Zeiteinteilung und Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter frei und weisungsungebunden ist.  Ein extern bestellter Datenschutzbeauftragter ist für das Unternehmen deshalb oft die deutlich preiswertere Alternative.

  • Kein besonderer Kündigungsschutz

    Gem. § 4f Abs. 3 BDSG unterliegt der interne Datenschutzbeauftragte und auch dessen Stellverteter dem besonderer Kündigungsschutz, der vergleichbar mit dem von Betriebsräten oder Betriebsratsmitgliedern ist. Darüber hinaus geniesst der interne Datenschutzbeauftragte während seiner Tätigkeit und ein Jahr darüberhinaus den erweiterten Kündigungsschutz.Der externe Datenschutzbeauftragte wird nur nach seinen vertraglichen Leistungen bezahlt und steht nach Vereinbarung zur Verfügung.

  • Keine Interessenskonflikte

    Nach Art.38 – EU-DSGVO Abs. 6 kann der Datenschutzbeauftragte andere Aufgaben und Pflichten wahrnehmen. Der Verantwortliche oder der Auftragsverarbeiter muss aber sicher stellen, dass derartige Aufgaben und Pflichten nicht zu einem Interessenkonflikt führen. Der interne Datenschutzbeauftragte ist allein dem Verantwortlichen unterstellt, hier ergeben sich aber unter Umständen Konflikte, die z.B. die wirtschaftlichen Interessen des Unternehmens betreffen.

    Der externe Datenschutzbeauftragte handelt und berät den Verantwortlichen nach den Buchstaben des Gesetzes, wertefrei und neutral. Seinen Aufgaben und Verpflichtungen kann der externe Datenschutzbeauftragte somit ohne Interessenskonflikt und unbefangen nachkommen. Außerdem lassen sich aufgrund der hohen Anforderungen an den Datenschutzbeauftragten, in vielen Unternehmen die Tätigkeit des DSB nicht mit anderen Aufgaben kombinieren.

    Interessenskonflikte ergeben sich aus dem Tätigkeitsprofil und sind anzunehmen u.a. bei:

    • Inhabern von Unternehmen
    • Geschäftsführern und/oder Vorständen
    • IT-Leitern, IT-Administratoren
    • bestimmten Verwandschaftsverhältnissen
    • Abteilungs- und Personalleitern

  • Haftung

    Für den internen Datenschutzbeauftragten gilt in Haftungsfragen die sog. “betriebliche Veranlassung”. Dies kann für den internen Datenschutzbeauftragten und auch für das Unternehmen unangenehme Folgen haben.  Der externere Datenschutzbeauftragte dagegen kann für sein Handeln verantwortlich gemacht werden.

  • Keine laufenden Kosten für Aus- und Weiterbildung

    Der Datenschutzbeauftragte, unabhängig ob extern oder intern, ist gehalten, sich regelmäßig in Bezug auf aktuelle Gesetzesänderungen weiterzubilden. Die Kosten hierfür sind i.d.R. vom Arbeitgeber zu tragen, z.B. Seminarkosten, Reisekosten etc. Beim Einsatz eines externen Datenschutzbeauftragten spart sich das Unternehmen diese hohen Kosten.  Der externe Datenschutzbeauftragte bleibt schon aus Gründen der Wettbewerbsfähigkeit auf dem Laufenden.

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